Die besten Tipps für ihre Geschäftsreise

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Sie sind für Ihr Unternehmen viel auf Geschäftsreisen? Dann ist der nachfolgende Leitfaden ideal für Sie. Mit den Tipps von erfahrenen Geschäftsreisenden kommen Sie leichter und komfortabler zurecht. Darunter sind Tipps für Reise-Apps oder Websites, die aufwendige Recherchen überflüssig machen. Andere sparen Ihnen Zeit und Nerven schon vor dem Buchen.

Hinweise zu gesetzlichen Bestimmungen, Vorgaben der Fluggesellschaften und zu Benimmregeln am Reiseziel, sorgen für einen unbeschwerten Aufenthalt. Zudem wirken Sie auf Ihre Geschäftspartner professionell, wenn alles reibungslos verläuft. Ein bedeutungsvoller Punkt sind auch die Vorgaben des Arbeitgebers, sonst zahlen Sie eventuell drauf, wenn das Budget überschritten ist. Lesen Sie nun nachfolgend die zehn besten Tipps für Geschäftsreisende:

1. Vor dem Buchen die Reisebestimmungen des Arbeitgebers durchlesen

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Jeder Arbeitgeber, jedes Unternehmen hat eigene Vorgaben für Dienstreisen. Das fängt bei der Buchung von Hotels an. Viele Arbeitgeber budgetieren die Übernachtung und machen eine Obergrenze fest. Einige Unternehmen haben Kooperationen mit Hotelketten, um günstigere Preise zu erhalten.

Ebenso verhält es sich mit Großkunden-Abonnements für DB-Tickets und Fluggesellschaften. Daneben gibt es Richtlinien für die Verpflegung, schließlich wird kein Arbeitgeber das fünf-Sterne-Menü im Star-Restaurant bezahlen wollen. Es sei denn, es gehört zum Auftrag. Zu guter Letzt ist es noch wichtig zu wissen, wer die Reisen und Buchungen genehmigt. Das erspart einiges an Ärger und Zeit.

2. Vermeiden Sie lange Reisezeiten und buchen Sie so einfach es nur geht

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Bei einer Geschäftsreise gilt „Time is Money“, darum ist es ratsam, die Geschäftsreise so kurz wie möglich zu halten. Das gilt für Zugreisen genauso wie für Flüge. Wann immer es möglich ist, nur Direktverbindungen buchen. Bei einer Zugreise ist häufiges Umsteigen nervig und anstrengend.

Bei einem Flug ist ein Zwischenstopp immer eine Gefahr. Das Gepäck kann verloren gehen oder es taucht ewig nicht auf. Mit dem Anschlussflug kann etwas Unerwartetes sein, das zu Verzögerungen führt. Wenn es dann doch nicht ohne Umsteigen geht, dann ist es am besten, wenn die Fluggesellschaft dafür verantwortlich ist. Nicht selbst die Route zusammen stückeln, denn dann sind Sie verloren.

3. Checken Sie Reisebestimmung für den Zielort

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Die Corona Pandemie hat uns dies gelehrt, Einreisebestimmungen beachten. Jedes Land ist unterschiedlich betroffen und regelt das auch unterschiedlich. Darum gilt, vor Antritt der Reise, bereits bei der Reiseplanung sich zu informieren. Dies geht zum Beispiel über die Seite des Auswärtigen Amtes.

Es gibt aber auch gute Apps wie den A3M-Reisemanager, die alle Informationen in Echtzeit bereithalten. Besonders wichtig ist das für Langstreckenflüge und Fernreisen. Dazu gehört auch, die entsprechenden Reiseimpfungen zu haben, um keine Schwierigkeiten bei der Einreise zu haben. Gerade für die Coronaimpfungen sind die Bestimmungen unterschiedlich. Die einen Länder verlangen ein Boostern, andere wieder nicht.

4. Auf Langstreckenflügen den Sitzplatz sorgfältig auswählen

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Um das Budget zu schonen, verzichten viele auf einen komfortablen Sitzplatz. Das ist bei Langstreckenflügen ein großer Fehler. Stundenlang unbequem eingepfercht zu sein, macht die Reise zu einer Qual. Mit Websites wie Seat-Guru finden Sie immer den besten Sitzplatz für sich.

Es ist kein Geheimnis mehr, für große Menschen mit langen Beinen den Sitzplatz am Notausgang zu wählen. Hier ist mehr Beinfreiheit, sodass Sie sich ausstrecken können. Wer Angst vor dem Fliegen hat, sitzt am besten in der Nähe der Tragflächen. Sie versperren die Aussicht und dort ist das Flugzeug am stabilsten.

5. Nutzen Sie Bonus- und Prämienprogramme

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Die Mitgliedschaft bei den Bonusprogrammen der Fluggesellschaften bringt Ihnen viele Vorteile. Zum einen sind Ihre persönlichen Daten hinterlegt, sodass Sie beim Buchen nichts mehr ausfüllen müssen. Sie erfahren früher von Angeboten und Specials. Zudem erhalten Sie mit jeder gebuchten Reise Punkte oder Miles, die Sie in Prämien einlösen können. Je nach Status gibt es dann am Flughafen oder im Flieger weitere Vorteile.

Ebenso ist mit dem Bahnbonusprogramm oder mit den Hotelprogrammen. Hotelketten bieten häufig kostenlose Willkommensgetränke oder ein Frühstück als Goodie an. VIP-Bonuskunden erhalten Upgrades auf komfortablere Zimmer. Auch bei Mietwagenverleihern lohnen sich die Bonusprogramme. So sind Ihre Fahrzeugwünsche direkt hinterlegt und Sie bekommen individuelle Angebote.

6. Nutzen Sie hilfreiche Apps

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Für die Geschäftsreise ist Zeit eine wichtige Ressource. Mit den richtigen Apps spart man sich viel davon ein. Die DB-Navigation verwaltet Ihre Bahntickets, Bahncards und Reservierungen. Sie werden automatisch über Verspätungen informiert. Mit den Apps der Fluggesellschaften ist ein Online-Einchecken möglich und die Suche des optimalen Sitzplatzes leichter.

Sie haben die Bordkarte auf Ihrem Smartphone griffbereit für den Sicherheitscheck am Flughafen. Eine Sprachübersetzungs-App erleichtert Ihnen die Kommunikation vor Ort, wenn Sie die Sprache nicht gut beherrschen. Am Zielort ist eine App für den öffentlichen Nahverkehr, für Mietwagen oder Taxi sehr hilfreich und erspart lästiges Recherchieren.

7. Erledigen Sie alles online, was geht

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Checken Sie im Flugzeug, in der Bahn oder im Hotel online ein, wenn das möglich ist. So können Sie persönliche Daten bereits eingeben und müssen das nicht mehr vor Ort erledigen. Das spart Zeit und Nerven, gerade, wenn der Flieger oder der Zug Verspätung hat.

Fliegen Sie zu Ihrem Geschäftstermin und reisen Sie mit Handgepäck, bleibt Ihnen langes Anstehen am Schalter der Fluggesellschaft erspart und Sie können direkt zur Sicherheitsüberprüfung durch. An vielen Flughäfen gibt es die Möglichkeit gegen eine kleine Gebühr die „Fast Lane“ zu nutzen. So müssen Sie nicht mehrere Stunden vorher am Flughafen sein.

8. Packen Sie überlegt

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Wichtige Dinge wie Brieftasche, Handy und Ausweis immer griffbereit verstauen. Eine Verzögerung beim Boarding, weil Sie ihr Handy mit der Bordkarte nicht finden, nervt nicht nur das Flughafenpersonal. An die Sicherheitsbestimmungen des jeweiligen Landes achten und Elektrogeräte und Flüssigkeiten so verpacken, wie es gefordert ist. Es empfiehlt sich, Kosmetikartikel in Reisegrößen mitzuführen.

Am besten in einem Klarsichtbeutel mit Zip. Dann ist dieser griffbereit für die Sicherheitskontrolle. Auch die Bekleidung mit bedacht auswählen. Wenige Oberbekleidungsschichten, nach Möglichkeit keinen Gürtel oder Schal tragen. Auch Schuhe mit dicken Sohlen oder Absätzen sind nicht gerne gesehen beim Sicherheitspersonal.

9. Wichtige Dinge für unterwegs

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Denken Sie an eine gesunde Verpflegung während der Reise. Ein paar Energieriegel für den Notfall, helfen die Nerven zu bewahren bei Stress. Legen Sie sich außerdem eine digitale Notfallmappe an. Fotos von Krankenversicherungskarte, Auslandskrankenversicherung, Führerschein, Hotelreservierung und Fahrtickets sind so im Bedarfsfall vorhanden.

Packen Sie Ladekabel für Handy und Laptop griffbereit ein. Eventuell ist eine Powerbank sinnvoll, um die Stromversorgung zu überbrücken. Checken Sie die klimatischen Bedingungen am Reiseort, scheint die Sonne, regnet es, ist es wesentlich kälter oder wärmer. Danach sollten sie dann Sonnenbrille oder Regenschirm im Gepäck haben.

10. Organisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung

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Sammeln Sie von Anfang an Ihre Quittungen und Belege. Machen Sie am besten Fotos von Restaurantrechnungen, Parkgebühren und Taxiquittungen. Lassen Sie sich die Hotelrechnung digital zusenden, so können Sie alles online in einer Mappe ablegen. Es gibt auch Reisekosten-Apps oder Reisemanagement-Programme, die Ihnen die Arbeit erleichtern.

Der große Vorteil ist hier, sie können per Mail die Unterlagen direkt zur Reisekosten-Abteilung senden. Für Papierrechnungen ist es ideal, wenn Sie eine Klarsichtfolie im Gepäck haben. So bleiben diese sauber und knitterfrei. Lose herumfliegende Quittungen und Bons sind schlecht, weil Sie solch einen Beleg leicht verlieren können.